เป็นไปได้ว่าทุกคนเคยเขียนจดหมายถึงเพื่อน ญาติ เพื่อนร่วมงาน หรือเพื่อนร่วมงานอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต และคุณอาจสังเกตเห็นว่าการเขียนไม่ใช่ทุกโทนเสียงที่เหมาะกับสถานการณ์เฉพาะ ตัวอย่างเช่น เพื่อนจะสนุกสนานหากคุณส่งข้อความถึงพวกเขาในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ และคู่ค้ามักจะไม่ชอบน้ำเสียงที่ขี้เล่นของข้อความ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา ควรเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและมีความสามารถ
มีตัวอักษรทั้งหมด 3 กลุ่ม แต่ละคนมีสไตล์และการออกแบบที่แตกต่างกัน
- จดหมายส่วนตัว -ส่งถึงคนที่รัก เพื่อน คนรัก สมาชิกในครอบครัว
- จดหมายกึ่งทางการสถานการณ์ในชีวิตประจำวันในการเขียนจดหมายเกี่ยวกับการขอข้อมูลการรับสินค้า ฯลฯ
- จดหมายอย่างเป็นทางการหรืออีกนัยหนึ่งคือจดหมายธุรกิจนี่เป็นข้อความอย่างเป็นทางการที่มักจะมีการแลกเปลี่ยนกันระหว่างองค์กร ประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการใช้รูปแบบที่เป็นทางการเพื่อให้ข้อความมีความเป็นกลางและการตีความที่ชัดเจน
วิธีการเรียนรู้การเขียนจดหมายส่วนตัวอย่างถูกต้อง?
นี่เป็นงานที่ง่ายมาก จดหมายถึงคนที่คุณรักเขียนในรูปแบบฟรีสไตล์ ใช้ภาษาสนทนาปกติ ใส่เรื่องตลก ใช้คำพูดที่สุภาพ - ทุกสิ่งเป็นไปได้ในจดหมายส่วนตัว จะเริ่มเขียนจดหมายส่วนตัวได้อย่างไร? พูดกับบุคคลนั้นราวกับว่าเขาอยู่ใกล้ๆ
จดหมายส่วนตัวไม่มีขอบเขตที่เข้มงวด เว้นแต่ - อย่าลืมลงนามในตอนท้ายเพื่อให้ผู้รับเข้าใจว่าข้อความนี้มาจากใคร: "ด้วยความรัก Masha" "ด้วยความเคารพ Ivan Ivanovich" "Kisa ของคุณ" ฯลฯ อย่างไรก็ตามโดยการส่งจดหมาย ทางอีเมลคุณสามารถเซ็นชื่อได้และห้ามใส่หรือใช้ลายเซ็นสากลซึ่งจะวางไว้ที่ท้ายจดหมายโดยอัตโนมัติ
จะเขียนจดหมายทางการและกึ่งทางการอย่างไรให้ถูกต้อง?
การติดต่อทางธุรกิจเป็นหัวข้อที่กว้างมาก ซึ่งหมายถึงรายการข้อความที่เป็นทางการและกึ่งทางการทั้งหมด มาอธิบายตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดกัน
มีจดหมายถึงองค์กรต่างๆ ดังนี้
- ต้องระบุที่อยู่
- วันที่เขียนจดหมาย
- หากคุณรู้ชื่อผู้รับอย่างชัดเจนควรเริ่มดังนี้: "เรียน (ชื่อเต็ม)";
- หากคุณไม่ทราบชื่อหรือชื่อของผู้รับ คุณสามารถที่อยู่: “เรียนท่านที่เคารพ”;
- ที่มุมขวาคุณต้องเว้นช่องว่างสำหรับหมายเลขตัวอักษร
ข้อมูล คำร้องขอ ข้อร้องเรียน ฯลฯ เขียนขึ้นในรูปแบบที่เรียบง่ายและเข้าใจได้ โดยไม่ได้รับความเป็นส่วนตัว จะเขียนจดหมายข้อมูลได้อย่างไร? จะดีกว่าถ้านำเสนอข้อมูลสั้น ๆ และตรงประเด็น หลังจากส่งจดหมายถึงองค์กรแล้ว คุณควรเก็บสำเนาไว้
หากคุณเขียนถึงองค์กรเพื่อขอการยืนยันข้อมูลบางอย่าง อย่าลืมทิ้งที่อยู่สำหรับส่งคืนไว้ที่มุมขวาบน นอกจากนี้อย่าลืมเขียนวันที่และอ้างถึงแหล่งที่มาของข้อมูลที่คุณได้รับในจดหมายของคุณ
จะเขียนจดหมายขอบคุณได้อย่างไร? 
การติดต่อดังกล่าวช่วยเสริมสร้างความร่วมมือระหว่างองค์กรและพนักงาน ข้อความต้องสะท้อนถึงแนวคิดหลักอย่างชัดเจน กระชับ และเข้าใจได้ อย่าลืมพูดถึงสิ่งที่คุณขอบคุณผู้รับในข้อความ
จะเขียนอะไรไว้ท้ายจดหมาย?
หากคุณกำลังเขียนข้อความทางธุรกิจบนกระดาษ ให้ใส่วันที่ ชื่อ ชื่อย่อ และลายเซ็น ในข้อความอิเล็กทรอนิกส์มักใช้ลายเซ็นสากลซึ่งระบุข้อมูลต่อไปนี้: "ด้วยความเคารพ ชื่อเต็ม" จากนั้น - ผู้ติดต่อที่คุณสามารถติดต่อกับบุคคลนั้นได้
(จดหมายอิเล็กทรอนิกส์)
จดหมายเสนอความร่วมมือ
เรื่อง : ข้อเสนอความร่วมมือ.
ข้อมูล: 05.20.0216
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: [ป้องกันอีเมล]
ประธานกรรมการ
สหภาพผู้ผลิตเครื่องดื่มแอลกอฮอล์
โดบรอฟ ดี.อี.
เรียนคุณ Dmitry Evgenievich!
สหภาพผู้ผลิตแอลกอฮอล์ (UPAP) เป็นสมาคมชั้นนำของผู้นำอุตสาหกรรมในอุตสาหกรรมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในประเทศ งานที่ดำเนินการโดยองค์กรของคุณที่เกี่ยวข้องกับการสร้างตลาดอารยะสำหรับผลิตภัณฑ์เครื่องดื่มแอลกอฮอล์และสุราในสหพันธรัฐรัสเซียได้รับคำสั่งให้เคารพ
แน่นอนว่าความห่วงใยในคุณภาพและความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตถือเป็นหนึ่งในลำดับความสำคัญของ SPAP และผู้เข้าร่วมคือผู้ผลิตที่มีมโนธรรมซึ่งให้ความสำคัญกับประเด็นเหล่านี้เป็นอย่างมาก
AIG เป็นหนึ่งในสถาบันประกันภัยที่ใหญ่ที่สุดในโลก บริษัทข้ามชาติแห่งนี้อยู่ในตลาดประกันภัยมาเป็นเวลา 90 ปี และมีสำนักงานใน 160 ประเทศ แผนกรัสเซียของบริษัทเปิดดำเนินการมานานกว่า 15 ปี
ความร่วมมือกับผู้ผลิตอาหารและเครื่องดื่มถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทของเรา ด้วยประสบการณ์หลายปีของ AIG ในรัสเซีย จึงมีการพัฒนาโปรแกรมประกันภัยเฉพาะสำหรับองค์กรอุตสาหกรรมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ (การประกันภัยความรับผิดต่อผลิตภัณฑ์และการเรียกคืนผลิตภัณฑ์จากตลาด)
เราเชื่อว่าโปรแกรมนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วม SPAP เนื่องจาก ผลิตภัณฑ์ เช่น แอลกอฮอล์ ต้องใช้แนวทางพิเศษในด้านคุณภาพของวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ และความปลอดภัยสำหรับผู้บริโภค
จากที่กล่าวมาข้างต้น เราจะติดต่อคุณพร้อมคำเชิญเพื่อหารือเกี่ยวกับศักยภาพในการร่วมมือในด้านนี้
เราจะขอบคุณสำหรับการประเมินความร่วมมือดังกล่าวอย่างมืออาชีพของคุณ และขอให้คุณกำหนดขั้นตอนสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทของเราต่อไป เราพร้อมที่จะพิจารณาข้อเสนอของคุณในรูปแบบการทำงานร่วมกัน
ขอแสดงความนับถือ,
อันดรีฟ พาเวล
รองประธานเอไอจี
โทร.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]
จดหมายเชิญ
เรื่อง : ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนา
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: อันนา ซิโมโนวา
ถึง: xxx-xxx-xxx
เรียน พันธมิตรทุกท่าน
17 มีนาคม 2559ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนาเรื่องการสร้างโครงการประกันภัยระหว่างประเทศ ซึ่งจะจัดขึ้นเพื่อพันธมิตรของ AIG โดยเฉพาะ มาร์ค โกลเดนเบิร์ก- ที่ปรึกษาระดับภูมิภาคสำหรับโครงการประกันภัยระหว่างประเทศของ AIG
มาร์กมาที่รัสเซียเพื่อจัดกิจกรรมการฝึกอบรมต่างๆ โดยเฉพาะ เพราะเขามีประสบการณ์กว้างขวางที่สุดในด้านการประกันภัยบริษัทข้ามชาติ
เมื่อพิจารณาถึงประสบการณ์ปัจจุบันในการนำเสนอโปรแกรมนานาชาติสำหรับลูกค้าชาวรัสเซียซึ่งมีการดำเนินงานในต่างประเทศ ผมมั่นใจว่าการสัมมนาครั้งนี้จะน่าสนใจมากและจะตอบคำถามมากมายในเรื่องนี้
ฉันกำลังแนบหนังสือเชิญและโครงการสัมมนา
ฉันขอให้คุณส่งต่อคำเชิญนี้ไปยังเพื่อนร่วมงานที่สนใจหัวข้อนี้
การลงทะเบียนจะดำเนินการโดยการตอบกลับจดหมายฉบับนี้ เข้าร่วมฟรี จำนวนที่นั่งมีจำนวนจำกัด
ที่อยู่ของการสัมมนา: รัสเซีย 125315 มอสโก Leningradsky Prospekt 72 อาคาร 2 ชั้น 3
เรายินดีที่จะพบคุณ!
ขอแสดงความนับถือ,
อันนา ซิโมโนวา
หัวหน้าโครงการฝึกอบรม
ไอจี
โทร.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[ป้องกันอีเมล]
หนังสือขอจัดประชุม
เรื่อง: การจัดประชุมกับ Elena Firsova
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: เชอร์เคซอฟ อิลยา
ถึง: อิวาโนวา กาลินา
เรียน Galina Nikolaevna!
หากข้อเสนอของคุณถูกต้อง สัปดาห์หน้า (ตั้งแต่วันที่ 6 มิถุนายนถึง 10 มิถุนายน) ฉันสามารถมาได้ตลอดเวลาที่สะดวกสำหรับ Elena Petrovna
ฉันจะขอบคุณมากหากคุณแจ้งให้ฉันทราบถึงการตัดสินใจของ Ms. Firsova
ขอแสดงความนับถือ,
วาดิม ทาทาเรนโก
ผู้จัดการบริษัทเอไอจี
[ป้องกันอีเมล]
จดหมายขอการติดต่อ
เรื่อง: หมายเลขโทรศัพท์ของ Elena Firsova
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: เชอร์เคซอฟ อิลยา
ถึง: อิวาโนวา กาลินา
เรียน Galina Nikolaevna!
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการประชุมและการสนทนาที่สร้างสรรค์
ฉันจะขอบคุณมากหากคุณส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุหรือแจ้งให้ฉันทราบทางโทรศัพท์
ขอบคุณล่วงหน้า!
ขอแสดงความนับถือ,
วาดิม ทาทาเรนโก
ผู้จัดการบริษัทเอไอจี
โทร.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[ป้องกันอีเมล]
จดหมายตอบกลับจดหมายก้าวร้าวจากลูกค้า
จดหมายก้าวร้าวจากลูกค้า:
เรื่อง: คุณบ้าไปแล้ว!
ข้อมูล: 20/02/2016
จาก: เปตรอฟ อันเดรย์
ถึง: [ป้องกันอีเมล]
ฉันจะคืนเงินที่ฉันจ่ายไปสำหรับบริการเวรกรรมของคุณได้อย่างไร ฉันยอมเสียมันไปกับสิ่งอื่นที่ไม่ใช่ระบบลามกของคุณ ใช้ servis.tutu.net เวรกรรมของคุณเอง
อันเดรย์ เปตรอฟ
ตอบกลับจดหมายลูกค้าเชิงรุก
เรื่อง: เกี่ยวกับการคืนเงินและแนวทางแก้ไขปัญหา! | อัลกอริธึมการดำเนินงาน |
สวัสดีอันเดรย์! | |
หากฉันเข้าใจคุณถูกต้อง แสดงว่าคุณไม่พอใจกับบริการของเราและต้องการรับเงินคืน | 2. ชี้แจงกับผู้รับถึงความเข้าใจของเราเกี่ยวกับคำขอ/การเรียกร้อง/คำถาม นี่เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งหากจดหมายของผู้รับวุ่นวายและเป็นการยากที่จะเข้าใจแก่นแท้ของปัญหา |
ฉันจะแจ้งให้คุณทราบว่าสามารถทำได้อย่างไร | 3. ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและครบถ้วนแก่ผู้รับเกี่ยวกับประเด็นที่เขาสนใจ |
Andrey เช่นเดียวกับคุณ ฉันไม่สบายใจกับสถานการณ์นี้ ซึ่งส่งผลให้คุณพร้อมที่จะหยุดมีปฏิสัมพันธ์กับเรา ฉันคิดว่าทั้งเราและคุณเป็นผู้แพ้ในกรณีนี้: เราสูญเสียลูกค้าและคุณสูญเสียโอกาสในการใช้บริการของเรา (ฉันรับรองกับคุณว่าบริการนี้ค่อนข้างสะดวกและมีประสิทธิภาพ!) หากคุณพร้อมที่จะใช้เวลาเพื่อจัดการกับสถานการณ์ โปรดเขียนถึงฉันเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นซึ่งคุณต้องการเงินคืน เราจะเข้าใจเหตุผลและช่วยให้คุณใช้บริการของเราได้อย่างสะดวกสบายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับคุณ | 4. ความคิดเห็นและแง่มุมทางอารมณ์ |
ป.ล. คำขอเดียว: มาสื่อสารภายในกรอบคำศัพท์เชิงบรรทัดฐานกันเถอะ | 5. ใช้คำลงท้าย แสดงทัศนคติของคุณต่อผู้รับการใช้รูปแบบการเขียนที่ไม่ถูกต้อง |
ขอแสดงความนับถือ, เอเลนา อิวาชเชนโก ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า |
ความคิดโบราณในการแสดงความร้องขอไม่ให้ใช้คำหยาบคายในการติดต่อสื่อสาร:
กรุณาพยายามอย่าใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม มันไม่ได้มีส่วนช่วยในการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์
เราขอแจ้งให้คุณทราบว่าเราขอสงวนสิทธิ์ที่จะไม่ตอบกลับจดหมายที่มีภาษาหยาบคายหรือหยาบคายที่จ่าหน้าถึงบริษัทหรือบุคลากรของบริษัท
จดหมายปฏิเสธ
จดหมายลูกค้า
สวัสดีตอนบ่ายอันเดรย์!
ฉันกำลังเขียนถึงคุณพร้อมกับคำขออย่างเป็นทางการ
บริษัทของเราจำหน่ายอุปกรณ์อุตสาหกรรม รวมถึงอะไหล่ให้กับองค์กรอุตสาหกรรมอาหาร ตั้งแต่ปี 2010 เราเป็นลูกค้าประจำของคุณ
เราขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความเข้าใจและการสนับสนุนของคุณ!
ขอแสดงความนับถือ,
ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด
JSC "พิชเชษพรหม"
โรมัน เปเตรนโก้
โทร.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[ป้องกันอีเมล]
ตัวอย่างที่ 1จดหมายปฏิเสธคำขอของลูกค้า
อัลกอริธึมการดำเนินงาน |
|
เรียนคุณ Roman Petrovich! | 1. การโทรด้วยชื่อเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงความสนใจต่อคู่สนทนา ช่วยหลีกเลี่ยงการไร้หน้า |
เราขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อคุณสำหรับความร่วมมือระยะยาวกับบริษัทของเรา | 2. ขอขอบคุณสำหรับการร่วมงานกับบริษัท (หรือเพียงสำหรับจดหมาย) |
ปัจจุบันส่วนลดของบริษัทของคุณคือ 10% ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา บริษัทของคุณได้มีการสั่งซื้อบริการสำหรับ... รูเบิล เกณฑ์ส่วนลดถัดไปคือ…. รูเบิล ส่วนลด 15% จะใช้จากมัน เมื่อคุณถึงเกณฑ์นี้ ส่วนลดของคุณจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ | 3. ระบุเหตุผลเฉพาะที่ไม่อนุญาตให้คุณตอบสนองคำขอ (ใช้ประวัติปัญหา หมายเลข กำหนดเวลา ขั้นตอน) |
หากคุณตัดสินใจที่จะใช้บริการการชำระเงินแบบเลื่อนออกไป โปรดติดต่อ Irina Mikhailova (โทร.: 495-777-89-21; [ป้องกันอีเมล] ). | 4. แสดงความเข้าใจว่าหัวข้อของคำขอมีความสำคัญมาก 5. เสนอทางเลือกอื่นหากเป็นไปได้ |
6. แสดงความหวังของคุณสำหรับความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง |
|
ขอแสดงความนับถือ, อันเดรย์ อิวานอฟ |
ตัวอย่างที่ 2
เรื่อง : เกี่ยวกับการยุติความร่วมมือ
ข้อมูล: 20/03/2016
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: Petrenko Ivan
เรียน Ivan Nikolaevich!
เราดีใจที่ได้ร่วมมือกับบริษัทของคุณเป็นเวลา 7 ปี เราพอใจกับบริการและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ในระดับดีมาโดยตลอด อย่างไรก็ตาม ในปีที่ผ่านมา มีเหตุการณ์หลายอย่างเกิดขึ้น เช่น: การละเมิดกำหนดเวลาในการส่งมอบเป็นประจำ คุณภาพของสินค้าที่ไม่น่าพึงพอใจ และทัศนคติที่ไม่ถูกต้องของพนักงานในบริษัทของคุณต่อสถานการณ์เหล่านี้ จากผลทั้งหมดนี้ ปฏิสัมพันธ์ของเราจึงถึงทางตัน
ในเรื่องนี้ เราถูกบังคับให้ยุติความร่วมมือกับคุณเมื่อสัญญาหมดอายุ ขอบคุณสำหรับปีแห่งการบริการ
ขอแสดงความนับถือ,
ผู้อำนวยการ
LLC "มาคูลาทูรา"
มาลาคอฟ เกนนาดี วิคโตโรวิช
โทร.: 8-945-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]
_____________________________________________________________________________________________
ตัวอย่างที่ 3
เรื่อง : การปฏิเสธการจ่ายเงินชดเชย
ข้อมูล: 20/06/2558
จาก: aig.ru
ถึง: เยฟเกนีย์ คินช์
เรียน Evgeniy!
ขอบคุณสำหรับความร่วมมือระยะยาวกับบริษัทของเรา!
ขออภัย เราถูกบังคับให้ปฏิเสธที่จะจ่ายเงินชดเชยที่จำเป็นให้กับคุณเป็นจำนวน... รูเบิล
ในขณะนี้บริษัทได้กำหนดขั้นตอนในการตัดสินใจเรื่องค่าสินไหมทดแทนที่แตกต่างกันซึ่งคุณได้รับแจ้งซ้ำแล้วซ้ำเล่า
(ดูสำเนาการแจ้งเตือนนี้ที่แนบมาด้วย)
นอกจากนี้ การเรียกร้องหมายเลข 4-6 ที่คุณระบุไว้ในคำแถลงการเรียกร้องนั้นไม่ใช่การประกัน เนื่องจากข้อ 12.1-12.2 ของข้อตกลงถูกละเมิด
เราเข้าใจสถานการณ์ของคุณเป็นอย่างดี และหากคุณต้องการหลีกเลี่ยงเหตุการณ์เช่นนี้ในอนาคต เราขอเสนอข้อตกลงเพิ่มเติมกับบริษัทของเราที่อนุญาตให้คุณชดเชยความสูญเสียที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงทางธุรกิจที่คล้ายกับของคุณ (ดูข้อตกลงเพิ่มเติมในเอกสารแนบ)
เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและให้ความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง!
ขอแสดงความนับถือ,
ผู้จัดการเอไอจี
ทุชคอฟ วลาดิมีร์
โทร.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]
จดหมายตอบกลับการร้องเรียนที่สมเหตุสมผล
เรื่อง: การตอบสนองต่อการร้องเรียน.
ข้อมูล: 05/12/2016
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: แอนนา โคเลสนิโควา
เรียนแอนนา!
ในนามของทีมงานทั้งหมดของโรงงานของเรา ผมขอแสดงความเสียใจอย่างจริงใจและขออภัยสำหรับสถานการณ์ปัจจุบัน
โรงงานของเราทำงานอย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพในตลาดการตัดเย็บและซ่อมแซมเสื้อผ้ามานานหลายปี
สถานการณ์ของคุณเกี่ยวข้องกับกรณีที่ไม่ค่อยพบบ่อยซึ่งถูกตำหนิสำหรับสิ่งที่เรียกว่าปัจจัยมนุษย์
เราได้ดำเนินการสอบสวน และผู้ที่รับผิดชอบต่อการละเมิดกำหนดเวลาและความหยาบคายจะถูกลงโทษ ตามคำสั่งของโรงงานลงวันที่ 13 เมษายน 2559 ลำดับที่ 78/2 หัวหน้ากะ V.V. Volkova ถูกตำหนิ เครื่องตัด A.P. Gusev ถูกย้ายมาเป็นช่างตัดเสื้อให้กับทีมตัดเย็บเสื้อแจ๊กเก็ตผู้ชาย
ฝ่ายบริหารได้ใช้มาตรการเร่งด่วนเพื่อปฏิบัติตามคำสั่งของคุณ เขาจะพร้อม 15.05.2016. ในเวลาใดก็ได้ที่คุณสะดวก เจ้าหน้าที่จัดส่งจะจัดส่งไปยังที่อยู่ที่คุณระบุ
เชื่อฉันเถอะ เราไม่พอใจกับสถานการณ์ปัจจุบันเช่นเดียวกับคุณ!
ทุกวันนี้เกือบทุกคนใช้อินเทอร์เน็ตอย่างแข็งขัน แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้หยุดมีความเกี่ยวข้องและสำคัญ มันถูกถ่ายโอนไปยังสื่ออื่นเท่านั้น สิ่งพิมพ์จะบอกวิธีการเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง
ข้อความทางธุรกิจประกอบด้วยอะไรบ้าง?
ประการแรก การติดต่อทางธุรกิจเปิดโอกาสให้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะกับพนักงานและคู่ค้าทางธุรกิจ จดหมายอาจมีคำขอ ข้อร้องเรียน และความคิดอื่นๆ เพื่อขจัดความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท โดยทั่วไป การติดต่อทางธุรกิจถือเป็นการติดต่ออย่างเป็นทางการประเภทหนึ่ง
ความแตกต่างจากตัวอักษรอื่นๆ
ความแตกต่างที่สำคัญสามารถสรุปได้ดังนี้
- ลีลาการนำเสนอ
- ความพร้อมใช้งานของสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการ
- คำศัพท์ที่ไม่มีการแสดงออกทางอารมณ์ที่รุนแรง
- ตามกฎแล้วจดหมายจะใช้เวลาไม่เกินหนึ่งหน้า
- แบบอักษรจะเหมือนกันตลอดทั้งข้อความ (ไม่เล็กหรือใหญ่)
- มักจะเขียนบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายที่ต้องตอบ:
- ขอ.
- คำร้อง.
- ความต้องการ.
- เสนอ.
- อุทธรณ์.
จดหมายที่ไม่ต้องการคำตอบ:
- ข้อมูล
- การแจ้งเตือน
- ประกอบ.
- การรับประกัน
- คำเตือน.
- คำเตือน
จดหมายที่มีลักษณะทางการค้า โดยทั่วไปจำเป็นต้องใช้ในช่วงระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของสัญญาหรือเพื่อสรุปข้อตกลง:
- ขอ.
- ตอบสนองต่อการร้องขอ
- คำเตือน
- เรียกร้อง.
- เสนอ. นี่คือข้อเสนอเพื่อทำข้อตกลงหรือทำธุรกรรม
- คำเตือนเกี่ยวกับความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน การยกเลิกข้อตกลง และอื่นๆ
จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์:
- การเชิญ.
- แจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
- การแสดงความรู้สึกขอบคุณ.
- ข้อแนะนำ.
- ขอ.
- คำแนะนำ.
- จดหมายปะหน้า.
- การแสดงความเสียใจ.
- ขอแสดงความยินดีในโอกาสใด ๆ
- หนังสือค้ำประกัน.
- การยืนยันการรับสินค้า การให้บริการ ฯลฯ
การจำแนกจดหมายธุรกิจตามโครงสร้าง:
- เรียบเรียงตามรูปแบบที่เข้มงวด
- เขียนในรูปแบบอิสระ
ประเภทขึ้นอยู่กับผู้รับ:
- สามัญ. ส่งไปยังผู้รับหนึ่งราย
- รวม. ส่งถึงคนๆ เดียว แต่ส่งจากหลายๆ คน
- หนังสือเวียน ส่งไปยังผู้รับหลายคน
รูปแบบของจดหมายมีดังนี้:
- ส่งเป็นซองไปรษณีย์ธรรมดา
- ส่งมอบด้วยตนเอง
- ส่งเป็นแฟกซ์แล้ว
- ส่งทางอีเมลแล้ว
อย่างที่คุณเห็น ข้อความทางธุรกิจสามารถจัดกรอบได้หลายวิธีและมีจุดประสงค์ต่างกัน แต่เป็นที่น่าสังเกตว่าในบางกรณี ด้วยเหตุผลด้านจริยธรรม จะต้องเขียนด้วยมือแทนที่จะพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ สิ่งนี้ใช้กับการแสดงความยินดีและแสดงความเสียใจ
ส่วนของจดหมาย
จดหมายธุรกิจที่เหมาะสมจะแบ่งออกเป็นหลายส่วนเสมอ สิ่งเหล่านี้เป็นเบื้องต้น หลัก และสุดท้าย ยิ่งไปกว่านั้น พวกมันยังเชื่อมโยงกันในเชิงตรรกะอีกด้วย
ตามกฎแล้วส่วนเกริ่นนำประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ที่นำไปสู่การเขียนจดหมาย ข้อความหลักคือเนื้อหาซึ่งเป็นแก่นแท้ของข้อความ ส่วนสุดท้ายสรุปผลลัพธ์ ซึ่งสามารถแสดงถึงการปฏิเสธ ข้อตกลง คำร้องขอ และอื่นๆ
หลักการเขียน
ข้อความทางธุรกิจใด ๆ ควรเขียนดังนี้
- อย่างเป็นกลาง.
- ที่อยู่ (นั่นคือ มีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ)
- มีเหตุผล
- เชื่อถือได้.
- ให้ครบถ้วนที่สุด
- ข้อมูลทั้งหมดในข้อความจะต้องเป็นปัจจุบัน ณ เวลาที่เขียน
คุณสมบัติโวหาร
กฎในการเขียนจดหมายธุรกิจระบุว่าจำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบที่เข้มงวด มีความจำเป็นต้องใช้เฉพาะวิธีการพูดที่เป็นแบบอย่างสำหรับเอกสารราชการเท่านั้น นั่นคือรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการน่าจะเหมาะสม ภาษาควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
- พิธีการ
- ความแม่นยำในการนำเสนอข้อมูล
- ความเที่ยงธรรม
- มีโครงสร้าง
- ให้ข้อมูลแต่กระชับ
ควรระบุสาระสำคัญของเรื่องเป็นประโยคสั้นๆ ง่ายๆ โดยเน้นที่คำกริยา ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อความที่มีคำคุณศัพท์มากเกินไป หรือใช้คำศัพท์ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักและมีความเชี่ยวชาญสูงซึ่งผู้รับอาจไม่เข้าใจ สิ่งนี้จะทำให้เกิดการปฏิเสธและการปฏิเสธเท่านั้น เป็นการดีกว่าที่จะพยายามอธิบายด้วยคำที่เข้าใจง่ายและมีข้อเท็จจริงและข้อมูลเฉพาะเจาะจงมากขึ้น รูปแบบธุรกิจไม่อนุญาตให้มีข้อความที่ไม่ให้ข้อมูลและ "น้ำ"
คุณไม่ควรนำไปสู่ส่วนสุดท้ายด้วยรูปแบบคำพูดที่ยาวและไม่จำเป็น นอกจากนี้ ข้อเสนอที่ไร้เหตุผลและไม่สอดคล้องกันจะไม่ได้ผล ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะยกเว้นวลีแบบมีส่วนร่วมและแบบมีส่วนร่วม แต่ละย่อหน้าควรสะท้อนถึงแนวคิดที่เฉพาะเจาะจงเพียงแนวคิดเดียวเท่านั้น หลังจากกรอกข้อความเสร็จแล้วควรตรวจสอบข้อผิดพลาดหลายครั้งโดยอ่านออกเสียงจดหมาย
ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์ม
ตามกฎของจดหมายธุรกิจ ควรเขียนลงบนหัวจดหมายของบริษัทจะดีกว่า ข้อกำหนดพื้นฐานต่อไปนี้ได้รับการหยิบยกมา
- ในช่วงกลางของแบบฟอร์มคุณจะต้องแทรกตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียหากองค์กรนั้นเป็นของรัฐ
- วางจดหมายลงบนแผ่น A4
- เว้นช่องทางด้านซ้ายให้ว่างไว้ (อย่างน้อย 3 เซนติเมตร) นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพราะหลังจากผ่านไประยะหนึ่งเอกสารจะถูกยื่นพร้อมกับเอกสารที่เหลือ
- แบบอักษรที่เหมาะสมที่สุดถือเป็นมาตรฐาน "Times New Roman" ขนาด 12 และมีระยะห่างระหว่างบรรทัด 1.5-2 จะเข้าใจดีที่สุดเมื่ออ่าน
- ในส่วนหัวของจดหมาย คุณต้องระบุชื่อขององค์กร ที่อยู่จริงและตามกฎหมาย หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมล
คุณสมบัติการออกแบบ
หากจดหมายธุรกิจต้องใช้เวลาหลายหน้าในการกรอกจดหมายธุรกิจ คุณจะต้องนับเลขตั้งแต่หน้าที่สอง ขอแนะนำให้ใช้เลขอารบิก ไม่จำเป็นต้องใส่จุดถัดจากตัวเลข
จดหมายจะต้องแบ่งออกเป็นย่อหน้าและหัวข้อย่อยหากจำเป็น ข้อความไม่ควรมีลักษณะต่อเนื่องกันเนื่องจากจะทำให้มองเห็นได้ไม่ดี ย่อหน้าจะแสดงจุดที่ความคิดอื่นๆ สิ้นสุดและเริ่มต้น
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการพิมพ์ผิด การลบออก และการแก้ไขใด ๆ เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้สำหรับการติดต่อทางธุรกิจ พวกเขาจะบ่งบอกถึงการไม่รู้หนังสือและความเหลื่อมล้ำของคู่ต่อสู้
รายละเอียดที่ใช้
จดหมายมักจะมีข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อเต็มของบริษัท ไม่ใช่แค่ตัวย่อ
- หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ บัญชีธนาคาร และอีเมล
- ผู้รับ นอกจากนี้ควรใช้ชื่อบริษัทในกรณีซ้ำซ้อน หากคุณต้องการระบุนามสกุลและตำแหน่งของคุณแนะนำให้ใช้ตัวพิมพ์เล็ก หากผู้รับมีตำแหน่งหรือวุฒิการศึกษาให้ระบุก่อนชื่อบุคคล
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าแอตทริบิวต์แต่ละรายการควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และขึ้นบรรทัดใหม่
ที่อยู่ในจดหมายธุรกิจ
ข้อความที่เป็นทางการควรอยู่ในกรอบโทนกลางเสมอ ที่อยู่ของผู้รับควรมีแบบฟอร์มเดียวกัน วลีเช่น "สวัสดีตอนบ่าย" จะไม่เหมาะสม หากคุณต้องการทักทาย ควรใช้คำว่า “สวัสดี” แบบเป็นทางการจะดีกว่า แต่ตัวเลือกที่รู้หนังสือมากที่สุดจะถือว่าได้รับการแก้ไขโดยใช้ชื่อและนามสกุล และไม่สำคัญว่าความใกล้ชิดกับผู้รับจะนานแค่ไหน ไม่สามารถใช้ชื่อแบบสั้นในจดหมายได้ (เช่น Petya, Anya เป็นต้น)
การกล่าวถึงผู้ที่มีอายุมากกว่าหรือสูงกว่าจะช่วยรักษาระยะห่างระหว่างบุคคลและแสดงความเคารพต่อบุคคลนั้น อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่า ในทางกลับกัน ในบางบริษัท เป็นเรื่องปกติที่จะต้องใช้ "คุณ" ในการติดต่อสื่อสาร แม้จะเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรก็ตาม
เป็นที่น่าสังเกตว่าที่อยู่ "Dear Sir" ไม่สามารถใช้งานได้โดยไม่ระบุชื่อของบุคคลนั้นในภายหลัง คุณควรหลีกเลี่ยงคำย่อ “นาย” “นางสาว” หากคุณต้องการกล่าวถึงกลุ่มบุคคล คุณไม่สามารถระบุชื่อได้ จากนั้นคุณสามารถเขียนสั้น ๆ ว่า: “ท่านที่รัก!” ตามกฎแล้วคุณควรใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์หลังจากเรียกชื่อใครบางคนเสมอ ตัวอย่างเช่น วลีที่คล้ายกันในจดหมายธุรกิจจะมีลักษณะดังนี้: “ ถึงอเล็กซานเดอร์ Sergeevich!”
ในส่วนสุดท้ายคุณสามารถใช้ตัวเลือกต่างๆ ได้ “ด้วยความปรารถนาดี” “ด้วยความเคารพ” “ด้วยความหวังในความร่วมมือ” และอื่นๆ ในที่นี้ ข้อความควรเป็นทางการแต่มีน้ำเสียงที่เป็นมิตร
การออกแบบส่วนสุดท้าย
การจบจดหมายให้ถูกต้องก็สำคัญมากเช่นกัน ในส่วนสุดท้ายคุณจะต้องสรุปสิ่งที่กล่าวไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรยืดข้อสรุปเป็น 10 ประโยค ควรจำไว้ว่าความกระชับและความกะทัดรัดมีคุณค่าในรูปแบบธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะจำกัดตัวเองด้วยวลีง่ายๆ ตัวอย่างเช่น จะมีการจัดเตรียมการก่อสร้างหลายอย่างที่เหมาะสมในส่วนสุดท้ายของการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายธุรกิจควรกรอกให้ถูกต้องและสุภาพที่สุด
- ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือหรือความสนใจ “ฉันขอแสดงความขอบคุณสำหรับ...” "ขอบคุณ!"
- มั่นใจผู้รับบางสิ่งบางอย่าง “เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ”
- การแสดงความหวังในอนาคต “เราหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณเร็วๆ นี้”
- ขออะไรบางอย่าง. “เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณรายงานผล”
- ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น “ขออภัยในการชำระเงินล่าช้า”
วิธีบอกลาผู้รับ
แม้ว่าการติดต่อทางจดหมายจะเป็นธุรกิจ แต่คุณสามารถบอกลาในจดหมายธุรกิจได้หลายวิธี ในการดำเนินการนี้ คุณควรใช้สิ่งที่เรียกว่าวลีปิดท้าย
ตัวอย่างเช่น สามารถกำหนดตัวเลือกต่อไปนี้:
- ขอแสดงความนับถือ.
- ขอแสดงความนับถือ.
- ด้วยความปรารถนาดี.
- ฉันขอให้คุณประสบความสำเร็จในการทำงานของคุณ
- เราหวังว่าจะร่วมมือกันต่อไป
- เรายินดีให้บริการ
อาจมีทางเลือกอื่น การเลือกวลีสุดท้ายในที่นี้เป็นเพียงเรื่องของรสนิยมเท่านั้น
การลงนาม
ผู้ส่งจะต้องใส่ลายเซ็นของเขาที่ด้านล่างสุดของแผ่นงาน แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องทำอย่างถูกต้องเพื่อให้เอกสารมีลักษณะที่เป็นทางการ
คุณต้องระบุตำแหน่ง ชื่อย่อ นามสกุล และลงชื่อตรงข้าม นอกจากนี้ คุณยังสามารถให้ข้อมูลติดต่อ (ที่อยู่อีเมลส่วนตัวหรือหมายเลขโทรศัพท์) สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นถึงความเต็มใจของผู้รับในการสื่อสารและให้ความร่วมมือ
คุณสมบัติความล้มเหลว
สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจหากคุณต้องการปฏิเสธบางสิ่ง ท้ายที่สุดแล้ว แม้กระทั่งการปฏิเสธหรือการปฏิเสธที่ปกปิดไว้ก็จะไม่มีใครสังเกตเห็นและจะนำมาซึ่งผลที่ไม่พึงประสงค์ หลังจากนี้ คุณจะไม่สามารถวางใจในทัศนคติเชิงบวกหรือเป็นกลางต่อตัวเองได้ เมื่อเขียนจดหมายคุณไม่จำเป็นต้องใช้อารมณ์ เป็นการดีกว่าที่จะรักษาตัวเองให้อยู่ในขอบเขต แม้ว่าผู้รับจะน่ารำคาญมากก็ตาม ควรอ่านจดหมายปฏิเสธซ้ำหลายครั้งโดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับน้ำเสียงของข้อความ
ข้อความไม่ควรขึ้นต้นด้วยคำว่า “ไม่” อย่างเด็ดขาด ไม่ว่าจะแสดงออกด้วยวิธีใดก็ตาม มิฉะนั้นผู้รับจะรู้สึกว่าเขาไม่น่าสนใจและไม่สำคัญ เป็นการดีกว่าที่จะนำเสนอคำอธิบายที่ไม่สร้างสรรค์และน่าเชื่อถือก่อน เมื่อสาเหตุของการปฏิเสธแสดงไว้สั้นๆ คุณสามารถดำเนินการระบุข้อเท็จจริงได้อย่างราบรื่น ในกรณีนี้ตามมารยาทในจดหมายธุรกิจขอแนะนำให้ใช้ถ้อยคำประเภทต่อไปนี้
- ขออภัย เราไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้
- เราขออภัยอย่างจริงใจ แต่เราถูกบังคับให้ปฏิเสธข้อเสนอของคุณ
- เราเสียใจอย่างสุดซึ้ง แต่เราไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้
ตามหลักการแล้ว คุณควรระบุคำขอของผู้รับโดยสังเขปในตอนต้นของจดหมาย ด้วยวิธีนี้เขาจะเข้าใจว่าข้อเสนอของเขาได้รับการตรวจสอบแล้วจริงๆ และเขาอาจจะรู้สึกซาบซึ้งใจ
คุณสมบัติของการเขียนอีเมล
ในปัจจุบัน ผู้คนสนใจวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจมากขึ้นหากจำเป็นต้องส่งทางอีเมล สำหรับการโต้ตอบดังกล่าว ให้ใช้กฎเดียวกันกับที่กล่าวไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม ข้อความทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง
- การเข้าสู่ระบบจะต้องมั่นคงและเพียงพอ ตัวอย่างเช่น, [ป้องกันอีเมล]- ตัวเลือกที่ไม่ดี แต่ [ป้องกันอีเมล]- ดี.
- ช่อง “เรื่อง” มีความสำคัญเสมอในการกรอก จะทำให้ชัดเจนว่าข้อความจะเกี่ยวกับอะไร หากจดหมายนี้มีไว้สำหรับบุคคลที่ไม่คุ้นเคย ส่วนหัวก็ควรจะน่าสนใจ แต่สิ่งสำคัญคืออย่าหักโหมจนเกินไป หัวข้อเช่น "ข้อเสนอพิเศษเฉพาะตอนนี้เท่านั้น" "ด่วน" จะทำให้เกิดการปฏิเสธเท่านั้น ชื่อเรื่องควรประกอบด้วยคำ 3-5 คำ โดยมีสาระสำคัญของข้อความ
- หากมีการติดต่อกับคนแปลกหน้า คุณต้องบอกเขาก่อนว่าคุณรู้จักเขาได้อย่างไรและบริษัททำอะไรอยู่ หากไม่มีการแนะนำดังกล่าว ข้อความอาจถือเป็นสแปมและถูกลบทันที
- เป็นการดีกว่าที่จะเน้นจุดสำคัญในข้อความด้วยแบบอักษรตัวหนา ในกรณีนี้ไม่สามารถใช้สีที่ต่างกันได้
- ไม่สามารถใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในจดหมายธุรกิจทางอีเมล แม้แต่หัวเรื่องย่อยและชื่อหัวข้อก็ไม่ควรมีตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เช่นเดียวกับเครื่องหมายวรรคตอนที่ซ้ำกัน
- เป็นการดีกว่าถ้าแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าโดยเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างย่อหน้า
- ยิ่งข้อความสั้นลง พวกเขาจะตอบกลับได้เร็วยิ่งขึ้นเท่านั้น
- จำเป็นต้องมีลายเซ็น ในอีเมลมักจะประกอบด้วยหลายบรรทัดและประกอบด้วยชื่อและตำแหน่งของผู้ส่ง ชื่อบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่เว็บไซต์
- คุณสามารถแนบไฟล์ข้อความและรูปภาพไปกับจดหมายได้ สะดวกมากเพราะเนื้อหาเพิ่มเติม ความคิดเห็น คำอธิบาย และคำอธิบายโดยละเอียดเบี่ยงเบนความสนใจไปจากสาระสำคัญ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่วางไว้ในเนื้อความของจดหมาย แต่อยู่ในไฟล์ที่แนบมา
- หากการติดต่อทางธุรกิจดำเนินไปเป็นเวลานานและมีความสัมพันธ์อันอบอุ่นและไว้วางใจได้ อนุญาตให้ใช้อีโมติคอนในอีเมลได้ พวกเขาจะช่วย “เพิ่มรสชาติ” เล็กน้อยและลดการสื่อสาร แต่ไม่ควรนำไปใช้ในทางที่ผิด และโดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในจดหมายกระดาษ
คำแนะนำในการเขียนจดหมาย
การเขียนจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน
1. ก่อนอื่นคุณต้องระบุผู้รับ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องเขียนชื่อย่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้รับที่มุมขวาบนของแบบฟอร์ม หากผู้รับเป็นองค์กร ควรระบุที่อยู่ตามกฎหมาย
2. ที่อยู่ผู้รับ ควรวางไว้ตรงกลางแบบฟอร์มด้านล่าง มีการกล่าวไปแล้วว่าวลีใดที่สามารถใช้ได้ โดยปกติแล้วที่อยู่จะมีลักษณะดังนี้: “เรียน Igor Petrovich!”
3. คำแถลงวัตถุประสงค์ ด้านล่างในบรรทัดใหม่ คุณต้องเขียนความคิดหลัก สาระสำคัญทั้งหมด โดยกล่าวถึงเหตุผลของการอุทธรณ์ หากเรากำลังพูดถึงปัญหาบางอย่างก็คุ้มค่าที่จะเสนอทางเลือกในการแก้ปัญหา หากนี่คือข้อเสนอความร่วมมือ คุณต้องอธิบายว่ามันจะเกิดขึ้นได้อย่างไร หากจดหมายดังกล่าวสะท้อนถึงข้อร้องเรียน ก็ควรขอมาตรการเฉพาะเพื่อดำเนินการ กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้รับจะต้องเข้าใจจากข้อความว่าพวกเขาต้องการอะไรจากเขา
4. ส่วนสุดท้าย. และสุดท้าย คุณต้องแทรกวลีและลายเซ็นสุดท้ายในบรรทัดใหม่
จดหมายขอบคุณ
ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าจดหมายขอบคุณมีหน้าตาเป็นอย่างไร อย่างไรก็ตาม มีข้อบกพร่องประการหนึ่งในตัวอย่างนี้ แทนที่จะใช้บรรทัด "ถึงบริษัทแฟลกแมน" คุณสามารถแทรกวลีทักทายและชื่อของผู้ที่ตั้งใจจะเขียนจดหมายถึงได้
จดหมายร้องขอ
นี่คือตัวอย่างจดหมายสอบถามทางธุรกิจ ไม่มีข้อบกพร่องในนั้น ปฏิบัติตามกฎทั้งหมดในการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ จากข้อความจะชัดเจนว่าปัญหาใดเกิดขึ้นและต้องดำเนินการแก้ไขอย่างไร ข้อความนี้ยังประกอบด้วยข้อมูลการติดต่อ ข้อความต้อนรับ วลีปิดท้าย และลายเซ็นทั้งหมด
ดังนั้นสิ่งพิมพ์จึงสาธิตวิธีการเขียนจดหมายถึงพันธมิตรทางธุรกิจ ควรทำอย่างถูกต้องและมีความสามารถเพื่อไม่ให้เสียหน้า ท้ายที่สุดแล้ว อนาคตของบริษัทขึ้นอยู่กับมัน สิ่งสำคัญคือต้องตอบกลับข้อความทางธุรกิจอย่างทันท่วงที ซึ่งสามารถทำได้ภายในสามถึงเจ็ดวันนับจากวันที่ได้รับจดหมาย
ควรทำอย่างไรหากต้องการเอกสารสำคัญเร่งด่วน ขอข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน หรือขอความช่วยเหลือจากบริษัทหรือเจ้าหน้าที่? เขียนจดหมายร้องขอตามกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจทั้งหมดและได้รับการตอบรับในเชิงบวก
จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:
จดหมายคำขอทางธุรกิจแตกต่างจากจดหมายประเภทอื่นอย่างไร?
การติดต่อทางธุรกิจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของระบบการสื่อสารทางเอกสาร จดหมายเป็นเอกสารที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดของเธอ จดหมายอย่างเป็นทางการมีหลายประเภท ทั้งหมดนี้เป็นรูปแบบของการสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งมีส่วนช่วยในการแก้ไขปัญหาที่สำคัญที่สุดในกิจกรรมขององค์กร ประเภทและเนื้อหามีความหลากหลาย
จดหมายร้องขอเป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจประเภทหนึ่งที่พบบ่อยที่สุด ความจำเป็นในการเขียนคำอุทธรณ์ดังกล่าวอาจมีสาเหตุหลายประการ และไม่สามารถแสดงรายการทั้งหมดได้ อย่างไรก็ตาม มีคุณสมบัติหลายประการที่ทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น จดหมายท่ามกลางเอกสารราชการทั่วไป
จดหมายร้องขออย่างเป็นทางการอาจเป็นคำขอที่มีไหวพริบหรือข้อเรียกร้องทางการทูตในประเด็นปัจจุบัน ทำหน้าที่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะของผู้เขียนและจำเป็นต้องชักจูงให้ผู้รับดำเนินการที่จำเป็นสำหรับผู้เขียนจดหมายร้องขอ
มีหลายสถานการณ์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความจำเป็นต้องจัดทำหนังสือร้องขอในกิจกรรมการจัดการ เหตุผลอาจเป็นสถานการณ์ง่ายๆ ที่ไม่ต้องการการโต้แย้งและคำอธิบายโดยละเอียดหรือปัญหาโดยไม่ต้องอธิบายสาระสำคัญซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะได้รับคำตอบเชิงบวก ในกรณีที่สองผู้เขียนจะต้องไม่เพียง แต่ระบุคำขอของเขาเท่านั้น แต่ยังให้เหตุผลอธิบายให้ผู้รับฟังว่าทำไมจึงจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง
เทมเพลตและมาตรฐานของสำนักงานที่มีอยู่ช่วยให้เขียนจดหมายขออย่างเป็นทางการได้ง่ายขึ้น ข้อความทางธุรกิจใด ๆ จะต้องเป็นไปตามกฎการติดต่อทางธุรกิจ ประการแรก การติดต่อสื่อสารคือหน้าตาของบริษัทผู้ส่ง การออกแบบต้องใส่ใจในรายละเอียดและปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจ ในการจัดทำหนังสือร้องขอในนามขององค์กร คุณจะต้องมีหัวจดหมายที่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด คำขอนี้ได้รับการรับรองโดยลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจและประทับตราของบริษัท
จะเขียนจดหมายขออย่างเป็นทางการได้อย่างไร?
จดหมายขอธุรกิจจัดทำขึ้นตามกฎเกณฑ์การติดต่ออย่างเป็นทางการทั้งหมด เพื่อให้ได้รับการตอบรับเชิงบวกในท้ายที่สุด เมื่อเขียนคำอุทธรณ์ คุณควรปฏิบัติตามอัลกอริทึมบางอย่าง จะช่วยให้คุณจัดโครงสร้างเนื้อหาของจดหมาย ถ่ายทอดแนวคิดหลักไปยังผู้รับ และระบุสาระสำคัญของปัญหาได้อย่างชัดเจนและชัดเจน
พิจารณาว่าคุณกำลังพูดถึงใครกันแน่?
เป็นการดีกว่าที่จะติดต่อผู้รับเป็นการส่วนตัว ปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจที่ยอมรับกันโดยทั่วไป ใช้ชื่อและนามสกุลของคุณ ซึ่งจะช่วยแสดงความเคารพ นอกจากนี้ คำขอส่วนตัวยังกำหนดความรับผิดชอบบางประการต่อเจ้าหน้าที่ที่ได้รับจดหมายด้วย แม้ว่าคุณจะต้องเขียนจดหมายร้องขอถึงกลุ่มบุคคล แต่ก็เป็นการดีกว่าที่จะปรับเปลี่ยนคำอุทธรณ์ให้เป็นแบบส่วนตัว
เหตุใดคุณจึงกล่าวถึงผู้รับรายนี้โดยเฉพาะ
ขอแนะนำให้อธิบายให้ผู้รับทราบล่วงหน้าว่าทำไมคุณถึงติดต่อเขา คุณสามารถชมเชยเขาและสังเกตธุรกิจหรือคุณสมบัติส่วนตัวของเขา ความสำเร็จที่ผ่านมาซึ่งมีความสำคัญในบริบทของการอุทธรณ์ของคุณ เทคนิคนี้จะกระตุ้นให้คุณพิจารณาจดหมายคำขออย่างรอบคอบมากขึ้นและค้นหาโอกาสที่จะตอบสนองความต้องการ สิ่งสำคัญคือต้องจริงใจและไม่ข้ามเส้นแบ่งระหว่างคำชมเชยและการเยินยอ
คุณจะพิสูจน์คำขอของคุณได้อย่างไร?
คิดข้อโต้แย้งของคุณล่วงหน้าและจัดเรียงไว้ในข้อความ ตัวอักษรตามโครงการ แรง-กลาง-แรงที่สุด สนใจผู้รับเปิดเผยให้เขาทราบถึงผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับการเติมเต็มความปรารถนาของคุณ แจ้งปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเขาและแสดงให้เห็นว่าจะสามารถแก้ไขได้อย่างไรเพื่อตอบสนองความสนใจของคุณ อธิบายความสำคัญของปัญหาและให้ผู้รับทราบว่าการแก้ปัญหาจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณทั้งคู่
ควรให้ข้อมูลอะไรบ้างแก่ผู้รับ?
อธิบายปัญหาให้กระชับและชัดเจนที่สุด หลีกเลี่ยงความคลุมเครือและเจาะจงมากที่สุดเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการ: ระบุราคา วันที่ เปอร์เซ็นต์ ฯลฯ ที่แน่นอน จดหมายร้องขอกำหนดให้ผู้รับต้องตัดสินใจฝ่ายบริหาร ในการดำเนินการนี้ เขาต้องการข้อมูลที่ถูกต้อง เช่น เท่าไร อะไร เมื่อใด และราคาเท่าใด รายละเอียดเหล่านี้จะต้องได้รับการกำหนดอย่างแม่นยำ โดยไม่ทำให้เกิดความคลุมเครือ มิฉะนั้นความคิดริเริ่มอาจส่งต่อไปยังผู้รับ คำขอจะได้รับอย่างเป็นทางการ แต่ผู้สร้างจะไม่ได้รับสิ่งที่เขาต้องการ
สามารถสรุปข้อสรุปอะไรได้บ้าง?
หลังจากระบุคำขอแล้ว จำเป็นต้องแก้ไขและทำซ้ำอีกครั้ง โดยเน้นความสนใจของผู้รับไปที่ผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น ในขณะเดียวกัน ผลประโยชน์ที่เป็นไปได้ไม่จำเป็นต้องเป็นรูปธรรมเสมอไป
